Новости

« Назад

Электронный документооборот: новые возможности и "подводные камни"  09.02.2016 05:48

С развитием телекоммуникационных сетей процесс замены документов на бумажном носителе на их электронные версии стал неизбежным явлением. Стоит отдать должное российскому законодателю: даже в условиях кризиса экономической системы, развивается законодательство, упрощающее и облегчающее экономическую жизнь предпринимателей и юридических лиц.

Пример такого развития  - федеральный закон об электронно-цифровой подписи, а также ряд других подзаконных актов, на основании которых, будучи приравненным к бумажным носителям, электронный документооборот становится важным элементом делового мира.

Очередной пакет изменений, расширяющих внедрение электронных форм, был принят в декабре 2015 года, большая часть изменений вступила в силу уже с 1 января 2016 года.

В частности, с 1 января расширились полномочия нотариуса, с одной стороны.  С другой стороны, упростилась жизнь хозяйствующих субъектов во взаимоотношениях с нотариальными и налоговыми органами. Например, с 1 января 2016 года нотариус может бесплатно получить выписку из ЕГРЮЛ в электронной форме. Поход к нотариусу становится обязательным при увеличении уставного капитала, купли-продажи доли при выходе участника из общества и др.

Однако ряд внесенных изменений облегчает жизнь ИП и юридическим лицам. Удивительно, что большая часть юридических лиц не стала уделять отдельным моментам должного внимания.

В частности, последние изменения позволяют заверять формы, подаваемые в регистрирующий орган, путем получения электронно-цифровой подписи. Это существенно облегчает процесс подачи заявлений о внесении соответствующих изменений и позволяет фирме оптимизировать расходы. Однако не всегда в, казалось бы, очевидной ситуации, такая оптимизация возможна, а в ряде случаев она даже может привести к излишним тратам и потере времени.

Так, первый подводный камень - ситуация, когда не все документы, необходимые для подачи в налоговый орган, являются непосредственно формами, а, следовательно, не могут быть заверены посредством электронно-цифровой подписи. Классический пример: решения или заявления участников юридического лица, которые в ряде случаев приходится заверять нотариально. В этом случае электронно-цифровая подпись может стать не только дополнительным элементом документооборота, но и заполнит лишнюю строку в таблице расходов компании, что, в режиме ограниченного бюджета вряд ли будет позитивным фактором.

Второй момент, на который стоит обратить внимание при выборе электронной формы заверения - сам процесс оформления электронно-цифровой подписи. В зависимости от статуса субъектов и необходимого вида изменений необходимо различать, на кого именно должна быть оформлена электронно-цифровая подпись. Например, при ликвидации она должна быть оформлена именно на ликвидатора.

Третий момент, который находится вне зоны влияния компании, связан непосредственно с налоговым органом. Поскольку развитие электронного заверения форм в регионах еще не стало распространенной практикой, большая часть регистрирующих органов оказывается попросту неготовой. В результате процесс уточнения возникающих вопросов затягивается, а поступающие от сотрудников налогового органа ответы могут значительно различаться.

В этой связи для юридических лиц разумен не выбор между «традиционной» формой и электронными аналогами, а обращение к юристам, для которых взаимодействие с нотариусами и ФНС является ежедневной обязанностью.

В юридическом агентстве «Статус» работают профессионалы, которые дадут грамотную юридическую консультацию по интересующему вопросу, связанному с юридическим сопровождением деятельности организации. Начиная с июля 2015 года, агентство является официальным представителем журнала «Вестник государственной регистрации» в Красноярском крае, что позволяет сотрудникам агентства не только принимать заявления на публикацию сведений об изменениях юридических лиц, но и быть в курсе последних изменений по вопросам государственной публикации, регистрации юридических лиц и общим вопросам хозяйственной деятельности субъектов рынка.

Сотрудники агентства грамотно разработают необходимую модель и план действий при проведении реорганизации фирмы, ликвидации юридических лиц, их создании, проконсультируют о возможности предоставления электронных услуг и целесообразности получения электронно-цифровой подписи. В большинстве случае юридическое агентство «Статус» осуществляет не только сопровождение на отдельных этапах процесса создания или ликвидации фирмы, но и предлагает комплексное предоставление юридических услуг «под ключ».